Có phải quản lý khách sạn bằng excel?

Bạn đang có ý tưởng kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển quy mô kinh doanh? Bạn cần học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động quản lý khách sạn. Bài chia sẻ ở dưới chúng tôi sẽ đưa rõ các ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng xem qua. Để có lựa chọn chính xác nhất cho việc kinh doanh của bạn.
Chức năng của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft trợ giúp hoạt động tính toán được nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được dùng phổ biến trong những hoạt động kinh doanh đã lâu. Bây giờ, vẫn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng ứng dụng này trong công việc quản lý. Mặt khác, với sự phát triển nổi bậc của công nghệ, việc quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel bộc lộ ra các nhược điểm, ngoài các ưu điểm hiện có của ứng dụng.
Phần mềm excel giúp quản lý:
  • Check in, check out khách ra vào hàng ngày
  • Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, giám sát tình trạng phòng không quá khó (thông tin khách, thông tin phòng)
  • In hóa đơn riêng cho mỗi dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
  • Miễn phí, dễ dàng sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ mọi người thực hiện nhiều công việc tính toán cơ bản một phương án không quá phức tạp. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho từng dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được tách thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) dựa theo yêu cầu của khách hàng.
  • Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với các kỹ năng không quá khó, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải các bài toán, thuận lợi cho vấn đề làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng nhiều con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
  • Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được áp dụng thích hợp nhất cho nhiều mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể.
Nhược điểm
  • Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính năng phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn là một số chủ kinh doanh đều ý thức rõ hậu quả của vấn đề đó.
  • Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ phù hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
  • Khó kết hợp với nhiều báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Do đó, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo.
  • Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn
Đối với nhiều khách sạn có loại hình từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể thỏa được hoạt động quản lý nữa.
Từ nhiều ưu nhược điểm miêu tả trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là phương pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Mặt khác, để hiệu quả nhất hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn tăng số lượng phòng và mở thêm một số loại hình dịch vụ thì cần xem xét vấn đề sử dụng phần mềm quản lý riêng.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Phần mềm liên quan: phần mềm quản lý massage